Om man vill hålla möten i egna lokaler så måste man göra i ordning ett rum som kan fungera som konferensrum. Det här kan vara enklare sagt än gjort för även om några bord och stolar samt en projektor tycks vara tillräckligt för att komma igång så märker man snart att det inte är det. När många ska mötas under en konferens som kan pågå från några timmar till några dagar så uppstår det särskilda behov och då gäller det att ha rätt typ av möbler för att det hela ska flyta på enkelt och smidigt.
Förvaring av kläder och väskor
Det första man letar efter då man kommer till en konferens är ställen att hänga av sig kläder och väskor på. De flesta är försiktiga med att lämna personliga ägodelar obevakat och därför så är det bra om man har möjlighet att på ett smidigt sätt hänga upp en jacka eller väska i direkt anknyting till konferensrummet. Det finns särskilda stolar och bord som inkluderar krokar och plats för detta så att alla känner sig bekväma med det som de har tagit med sig. Alternativt så kan man ha en plats med bevakning eller där man låser in personliga ägodelar mot ett kvitto. Det här är ofta fallet på konferensanläggningar där man är vana vid behovet av säkert kapprum.
Bord och stolar
Bord och stolar ska inte bara vara bekväma och anpassningsbara, de bör även inkludera viss typ av teknik för möten. Har man med sig en laptop så behöver man ström och tillgång till Internet för denna. I vissa konferenslokaler så kan man ha trådlös Wi Fi som gör det möjligt för alla att nå nätet. Strömkällor bör finnas under eller i bordet på ett sätt som gör det enkelt för varje deltagare att plugga i kontakten till sin egen dator. Bekväma stolar innebär att man kan justera sitthöjd och att man får ett bra stöd för rygg. Vanliga plaststolar blir lätt irriterande att sitta många timmar på.
Verktyg för föreläsningar
När det ska föreläsas så gäller det att den som talar syns och hörs. Man kan ha en särskild pulpet för detta syfte där det ingår mikrofon och tillgång till teknik som gör att man kan visa presentationer från sin dator på en stor skärm. Olika konferensrum är uppbyggda på olika sätt och man kanske helt enkelt bygger en förhöjning där den som håller fördrag kan stå eller sitta så att alla ser och hör.
Tid för avkoppling
När det blir paus så behöver man också smarta möbler för konferensen. Det räcker inte med en liten söt soffa utanför konferenslokalen. Folk vill förstås sträcka på benen men snart så kommer många tycka att det är skönt att sitta i en mjuk fåtölj eller soffa för att dricka lite kaffe och prata med andra deltagare om hur konferensen löper på. Man behöver också några mindre bord för avlastning och så bord för självservering av dryck och kaffebröd.